Welke documenten vernietigen als bedrijf?

Elk bedrijfsdocument is een vertrouwelijk document

Een werknemer op kantoor print jaarlijks zo’n 8.000 vellen papier. Dat is een verbruik van een boom per werknemer per jaar. En de helft van de geprinte documenten zijn na een paar uur al niet meer nodig, zoals vergaderagenda’s. De andere helft belandt op een stapeltje of verdwijnt in een ordner, de papierbak of papierversnipperaar.

Welk document is vertrouwelijk en welke niet?

Ons advies is om elk document binnen uw organisatie als vertrouwelijk document te zien. Als er onderscheidt gemaakt gaat worden tussen wat wel en wat niet vertrouwelijk is, loopt u het risico dat er fouten gemaakt worden bij het wegdoen van oud bedrijfspapier. Er ontstaat namelijk een grijs gebied van documenten waarover werknemers twijfelen wat ze ermee moeten doen. Beter is het om een beleid te voeren waarbij elk vel papier met bedrijfsinformatie door de versnipperaar moet of vernietigd wordt door een vernietigingsbedrijf.

Tip: Is papier laten vernietigen iets voor u?

Welke papieren vernietigen en welke papieren bewaren?

Bedrijven hebben te maken met wettelijke bewaartermijnen voor fysieke en digitale informatie. Een onderneming moet bijvoorbeeld een fiscale administratie bijhouden van 7 jaar. Maar ook personeelsgegevens, zoals sollicitatiebrieven, arbeidsovereenkomsten en identiteitspapieren kennen een bewaartermijn. Lees meer over de bewaarplicht van het personeelsdossier.

Er wordt overigens geen onderscheid gemaakt tussen papieren en digitale informatie. Een email van een sollicitant moet u bijvoorbeeld binnen 4 weken verwijderen.

Maximale en minimale bewaartermijnen

Elk jaar ruimen bedrijven een deel van de administratie op. Bij deze archiefopruiming worden documenten verzameld waarvan de bewaarplicht is verstreken. Het is daarbij belangrijk om te weten dat documenten een minimale en een maximale bewaarplicht hebben.

Fiscale documenten kennen een minimale bewaarplicht van 7 jaar. Na deze zeven jaar mag je als bedrijf deze documenten opruimen voor vernietiging. De Belastingdienst zal deze verouderde documenten niet meer opvragen.

Elke ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren.

Documenten met persoonsgegevens kennen soms een maximale bewaartermijn. U moet de documenten binnen deze termijn deugdelijk verwijderen. Voorbeelden hiervan zijn:

• Arbeidsovereenkomst na einde dienstverband – Maximaal 2 jaar bewaren
• Correspondentie omtrent een sollicitatie – Maximaal 4 weken (tenzij anders afgesproken)
• Videobeelden van bewakingscamera’s – Maximaal 24 uur na start opname

Bent u particulier? Dan hoeft u niet verplicht een administratie bij te houden. Het advies is om dit wel te doen, aangezien de Belastingdienst tot en met 5 jaar een naheffingsaanslag kan indienen.

Overzicht bewaartermijnen van zakelijke documenten

Bedrijven beschikken over verschillende documenten. Zoals fiscale documenten, algemene bedrijfsdocumenten en documenten met personeelsgegevens en klantgegevens. Hoe lang moet of mag u een document bewaren? En wanneer mag of moet u het document verwijderen voor vernietiging?

In het overzicht van bewaartermijnen voor bedrijven staan de meest voorkomende termijnen opgesomd in een overzicht. Deze bewaarplicht geldt niet voor particulieren, als particulier bent u namelijk niet wettelijk verplicht voor het bijhouden van een administratie.

Bedrijven kunnen dus niet lukraak documenten opruimen en vernietigen. Controleer altijd de bewaarplicht van de papieren voordat u het document verwijdert. Kunt u de bewaartermijn van uw document niet terugvinden? Laat het dan weten hieronder in de reacties.

Bekijk Kosten Gecertificeerde Vernietiging