Het personeelsdossier en bescherming persoonsgegevens

Wat is een personeelsdossier?

Het personeelsdossier bevat persoonsgegevens van werknemers van bedrijven. Bijvoorbeeld geslacht, naam en adres. Het gaat om gegevens die bedrijven vastleggen als er een nieuwe werknemer wordt aangenomen. Maar het gaat ook om gegevens die voortgekomen zijn uit functioneringsgesprekken of gegevens over ziekteverzuim.

Verboden persoonsgegevens

Het personeelsdossier mag alleen gegevens bevatten voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. De Wet bescherming persoonsgegevens laat het verwerken van algemene persoonsgegevens toe. Maar verbiedt het verwerken van bijzondere persoonsgegevens zoals seksuele geaardheid, strafrechtelijke gegevens of ras.

Verplichtingen voor bedrijven

Persoonsgegevens zijn vertrouwelijke gegevens. Bedrijven moeten hiermee zorgvuldig omgaan.

Bedrijven zijn:

• verantwoordelijk voor de correctheid en nauwkeurigheid van persoonsgegevens in de personeelsadministratie;
• persoonsgegevens in het personeelsdossier moeten toereikend zijn, relevant en moeten in verhouding staan tot het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt;
• verplicht om werknemers op de hoogte te stellen waarvoor persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt;
• verplicht om persoonsgegevens te beveiligen tegen diefstal en onbevoegd gebruik;
• verplicht om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is;
• verplicht om werknemers hun eigen persoonsgegevens te laten bekijken en te corrigeren.

Personeelsdossier overdragen

Als een bedrijf failliet gaat of overgenomen wordt mag het personeelsdossier overgedragen worden aan een ander bedrijf. Maar let op de volgende punten:

• De overdracht van het personeelsdossier moet aangekondigd worden bij aan het personeel;
• Werknemers hebben het recht om bepaalde gegevens te verwijderen en om bezwaar te maken tegen de overdracht van het personeelsdossier;
• Een bedrijf mag niet meer persoonsgegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

Alle personeelsdossiers moeten worden opgeschoond en alle oude irrelevante gegevens moeten worden verwijderd, voordat het personeelsdossier overgedragen mag worden.

Bewaarplicht personeelsdossier

Hoe lang moet u een personeelsdossier bewaren? Lees wanneer u het personeelsdossier mag weggooien. Ons advies is om het dossier altijd te (laten)  vernietigen. Lees meer over bewaartermijnen personeelsdossier.