Bewaarplicht en Bewaartermijnen
Kent u de bewaarplicht van documenten?
Hoe lang moet of mag u een document bewaren? Papiervernietiging betreft het vernietigen van papier dat u dagelijks gebruikt. Maar sommige documenten hebben een wettelijk bewaartermijn. Dat wil zeggen dat u dit papier niet zomaar mag weggooien en vernietigen.
Let daar goed op bij het opruimen en vernietigen van uw archief. Hoe lang moet of mag u uw jaarrekeningen, facturen of sollicitatiebrieven bewaren? Hieronder vindt u het antwoord. Ondernemers zijn wettelijk verplicht om administratie zeven jaar te bewaren.
Bent u particulier? Bekijk dan de bewaartermijn van uw privé administratie.
Uw oude dossiers vertrouwd vernietigd door Brantjes
- CA+ gecertificeerd vernietigen.
- U voldoet aan de AVG betreffende papiervernietiging.
- Inclusief vernietigingscertificaat als bewijs van vernietiging.
Vrijblijvende prijsinformatie en specialistisch advies
“Ik heb alleen maar pluspunten: Snel, adequaat en professioneel.”
– Mevr. van der Linden
Wat zijn de bewaartermijnen van uw documenten?
Onderstaande bewaartermijnen (bron: Tuxx.nl) zijn tot stand gekomen uit officiële wet- en regelgeving:
- Bewaarplicht Algemene Documenten
- Bewaarplicht Fiscale Documenten
- Bewaarplicht Vervoersdocumenten
- Bewaarplicht Personeelsgegevens
- Bewaarplicht Medische / Arbo Documenten
Bewaarplicht Algemene Documenten
BEWAARTERMIJN VAN ALGEMENE BEDRIJFSMATIGE DOCUMENTEN
- Dividendnota's
Minimaal 5 jaar - Jaarrekening, accountantsverklaring e.d.
Minimaal 7 jaar - Winst- en verliesrekening
Minimaal 7 jaar - Administratie na ontbinding rechtspersoon
Minimaal 7 jaar - Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
Minimaal 10 jaar - Ledenadministratie van coöperatie met aansprakelijkheid leden
Minimaal 10 jaar - Subsidie administratie
Minimaal 10 jaar
Bewaarplicht Fiscale Documenten
BEWAARTERMIJN VAN FISCALE GEGEVENS
- Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht)
Minimaal 5 jaar - Grootboek en administratie (zoals debiteuren, crediteuren en loon)
Minimaal 7 jaar - Facturen i.v.m. de omzetbelasting
Minimaal 7 jaar
Bewaarplicht Vervoersdocumenten
BEWAARTERMIJN VAN VERVOERGEGEVENS
- Persoonlijk controleboekje
Minimaal 12 maanden - Register van werkboekjes
Minimaal 12 maanden - Registratiebladen
Minimaal 1 jaar
Bewaarplicht Personeelsgegevens
BEWAARTERMIJN VAN GEGEVENS PERSONEEL
- Correspondentie benoemingen, promotie, demotie en ontslag
Minimaal 2 jaar - Loonbelastingverklaringen en kopieën identiteitsbewijzen
Minimaal 5 jaar - Gegevens betreffende etniciteit en herkomst
Minimaal 5 jaar - Identiteitspapieren van derden met tewerkstellingsvergunning
Minimaal 5 jaar - Afspraken salaris en arbeidsvoorwaarden
Minimaal 7 jaar - Burgerlijke staat werknemer
Minimaal 7 jaar - Loonbeslagen
Tot opheffing - Sollicitatiebrieven (en correspondentie), getuigschrift e.d.
Maximaal 4 weken (met toestemming sollicitant 1 jaar) - Arbeidsovereenkomst en wijzigingen
Maximaal 2 jaar - Wijzigingen arbeidsovereenkomst
Maximaal 2 jaar - Verslagen van functioneringsgesprekken
Maximaal 2 jaar - Verslaglegging Wet Verbetering Poortwachter
Maximaal 2 jaar - VUT-regeling
Maximaal 2 jaar - Afspraken inzake werk OR
Maximaal 2 jaar
Bekijk meer bewaartermijnen voor het personeelsdossier.
Bewaarplicht Medische / Arbo Documenten
BEWAARTERMIJN VAN MEDISCHE / ARBO GEGEVENS
- Algemeen
Minimaal 10 jaar (werknemer kan om vernietiging vragen) - Patiëntendossier
Minimaal 20 jaar
Wat moet u met uw administratie doen na deze zeven jaar?
De Belastingdienst moet gedurende zeven jaar de mogelijkheid hebben om gegevens in te kunnen zien. Na deze zeven jaar zal de Belastingdienst de basisgegevens niet meer opvragen.
Als het bewaartermijn of de bewaarplicht van zeven jaar verstreken is kunt u de documenten (laten) vernietigen. Het advies is om uw administratie of boekhouding gecertificeerd te laten vernietigen door een professionele datavernietiger.
Archiefstukken vertrouwd vernietigen
Wilt u uw oude archiefmateriaal gecertificeerd en vertrouwd laten vernietigen? U ontvangt bij Brantjes beveiligde containers met slot. Uw vertrouwelijk papier vernietigen we volgens de richtlijnen van CA+. U kan vertrouwelijke documenten ook aanleveren op onze beveiligde locatie in Nieuw-Vennep.
- CA+ gecertificeerd vernietigen.
- U voldoet aan de AVG betreffende papiervernietiging.
- Inclusief vernietigingscertificaat als bewijs van vernietiging.
Bekijk onze vertrouwelijke dienstverlening
Meer informatie en tips over bewaarplicht van documenten
Bekijk de website van de KVK, of de website Autoriteit Persoonsgegevens voor meer informatie en tips over het bewaren van uw administratie of boekhouding.
Papiervernietiging: minimale bewaartermijn
Papier kan een minimale bewaartermijn en een maximale bewaartermijn hebben. Jaarrekeningen hebben bijvoorbeeld een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Dat wil zeggen dat u deze documenten minimaal zeven jaar moet bewaren in uw archief.
Papiervernietiging: maximale bewaartermijn
Arbeidsovereenkomsten mogen maximaal twee jaar bewaard worden. Dat wil zeggen dat deze documenten na twee jaar vernietigd moeten worden.
Het is dus belangrijk om rekening te houden met bewaartermijnen voordat u papier, of documenten, weggooit voor papiervernietiging. Want sommige documenten hebben een wettelijke bewaarverplichting.
Bijvoorbeeld het personeelsdossier. Lees hier meer over de bewaartermijnen van documenten van het personeelsdossier.
Download gratis de bewaartermijnen
Download ons document met alle bewaartermijnen »
Meer weten over bewaartermijnen » (externe website)
Door Brantjes Data-Vernietiging/ 25 maart 2022