Waar papier laten versnipperen en vernietigen?
Zekerheid dat uw documenten veilig en vertrouwd worden vernietigd
U wilt uw vertrouwelijk papier laten vernietigen door een bedrijf. Want zelf de documenten versnipperen met een kantoor papiervernietiger kost te veel tijd. Maar bij welk bedrijf kunt u veilig uw papier laten vernietigen? Waar moet u op letten bij het uitzoeken van een betrouwbaar, professioneel en gecertificeerd datavernietigingsbedrijf?
Door onder andere onderstaande tien vragen te stellen kunt u een betrouwbaar papiervernietiging bedrijf vinden die past bij uw opdracht.
Papier laten vernietigen door een bedrijf?
Stel eerst deze 10 vragen
In Nederland zijn diverse specialisten actief die papier vernietigen voor bedrijven en particulieren. Maar hoe weet u met welk bedrijf u uw vertrouwelijke documenten kunt meegeven met een gerust hart?
1) “Is uw bedrijf gecertificeerd om papier te vernietigen?”
Het belangrijkste is dat een vernietigingsbedrijf gecertificeerd is om vertrouwelijk papier te vernietigen. Door deze certificering bent u er zeker van dat het gehele vernietigingsproces onafhankelijk wordt beoordeeld op een juiste werking van het proces voor archiefvernietiging.
Certificeringsregelingen voor archief- en datavernietiging in Nederland zijn CA+ en NAID AAA Certification. In deze regelingen staat beschreven hoe de datavernietiger om moet gaan met vertrouwelijk materiaal. Zo moet er bijvoorbeeld gebruik gemaakt worden van beveiligde papiercontainers en dient het papier binnen een bepaalde tijd vernietigd te worden.
Vraag bij het betreffende papiervernietigingsbedrijf altijd naar het meest recente certificaat zodat u kunt controleren of het bedrijf daadwerkelijk is gecertificeerd. Let hierbij goed op de datum die staat vermeld op het certificaat.
Als de datum verlopen is betekent dit dat het bedrijf niet meer gecertificeerd is, of mogelijk in een her-certificeringstraject verkeerd. Het kan dan zijn dat het bedrijf een tijdelijk certificaat heeft.
Uw archief 100% vertrouwd vernietigd door Brantjes
- CA+ gecertificeerd vernietigen bij de datavernietigingsspecialist.
- U voldoet aan de AVG betreffende papiervernietiging.
- Inclusief vernietigingscertificaat als bewijs van vernietiging.
Offerte aanvragen
Vrijblijvende prijsinformatie en specialistisch advies
2) "Waar is uw datavernietigingsbedrijf gevestigd?"
Om de prijs van uw papiervernietigingsopdracht zo voordelig mogelijk te houden is het verstandig om een bedrijf bij u in de buurt te zoeken. Zeker als u uw papieren wil laten ophalen door het bedrijf scheelt dit in de transportkosten.
Laat uw archief vertrouwd vernietigen bij CA+ gecertificeerde bedrijven
- CA+ gecertificeerd vernietigen.
- U voldoet aan de AVG betreffende papiervernietiging.
- Inclusief vernietigingscertificaat als bewijs van vernietiging.
3) "Hoe en waar worden mijn documenten vernietigd?"
Er zijn twee verschillende manieren van papiervernietiging. Het ene bedrijf vernietigt uw vertrouwelijke documenten op uw locatie, dus bij u voor de deur. Het andere bedrijf vernietigt uw papieren in een speciale datavernietigingsloods.
Wat is de beste keuze? Zolang het bedrijf gecertificeerd is voor vertrouwelijke papiervernietiging is het aan u wat u het meeste aanspreekt.
Papiervernietiging op locatie
Bij deze dienstverlening komt er een speciale vrachtwagen bij u voorrijden. Uw papieren worden direct bij u op locatie in de vrachtwagen vernietigd. In de vrachtwagen bevindt zich een compacte shredder die uw papier versnippert.
Het voordeel is dat uw documenten direct worden vernietigd. En u kunt bij de meeste aanbieders via een schermpje meekijken naar de vernietiging.
Het nadeel is dat de vrachtwagen voor uw bedrijf het papier vernietigd. Zeker bij grote hoeveelheden kan de document vernietiging lang duren. Vooral als uw bedrijf zich in een drukke omgeving bevindt kan dit overlast veroorzaken. Daarnaast is het niet erg discreet om direct voor de deur uw vertrouwelijke waar te laten vernietigen.
Papiervernietiging in beveiligde dataloods
Bij deze dienstverlening worden uw papieren in een beveiligde loods vernietigd. U heeft de keuze om de documenten langs te brengen of om de papieren op te laten halen door het datavernietigingsbedrijf. Bij een gecertificeerd bedrijf zal er altijd gebruik gemaakt worden van een beveiligd transportvoertuig, waardoor uw vertrouwelijk papier veilig vervoerd wordt.
Het voordeel is dat u discreet uw vertrouwelijk papier meegeeft. De vrachtwagen blijft geen lange tijd voor uw pand staan; er wordt ingeladen en de chauffeur zal vertrekken.
Als u kosten wilt besparen kunt u bij deze bedrijven ook uw te vernietigen dossiers, oude administratie of andere papieren langs brengen. Dat scheelt weer in transportkosten.
Het nadeel is dat uw papier pas vernietigd wordt in de vernietigingsloods. Maar zoals gezegd wordt uw papier vervoerd in een beveiligd voertuig. In de afgesloten loods worden de papieren in een industriële papiervernietiger vernietigd. CA+ gecertificeerde bedrijven dienen ingezameld papier binnen 24 uur te vernietigen.
Vernietigt het bedrijf uw materiaal zelf?
Wees er altijd zeker van dat het bedrijf waarmee u zaken doet de verantwoordelijkheid draagt voor de vernietiging van uw documenten en uw opdracht niet uitbesteed aan een derde partij. Dit scheelt ook weer in de kosten, omdat er dan geen extra schakel zit in de dienstverlening.
Als dit wel het geval is vraag dan na welk bedrijf uw papieren gaat vernietigen. Zo kunt u controleren of dit bedrijf voldoet aan de certificeringen.
4) "Binnen hoeveel uur worden mijn documenten vernietigd?"
Laat u uw papier vernietigen in een beveiligde loods? Vraag dan na binnen welke termijn het papier wordt vernietigd. U wilt namelijk niet dat uw documenten wekenlang in een loods opgestapeld staan.
Een professioneel en gecertificeerd datavernietigingsbedrijf zal uw documenten binnen 24 uur vernietigen. Dit is een van de richtlijnen van certificeringsregeling CA+.
5) "Wat gebeurt er met de papiersnippers?"
Worden van uw snippers balen geperst? Of worden de papiersnippers los gestort in een oud papier loods?
Versnipperd papier is vrijwel onleesbaar. Maar toch, de kans bestaat dat bijvoorbeeld een gedeelte van het bedrijfslogo of een handtekening in tact blijft. Het beste is als uw papiersnippers gemixt worden met snippers van tal van andere bedrijven en het restmateriaal geperst wordt tot een grote papierbaal.
De meeste datavernietigingsbedrijven persen snippers direct tot balen nadat het papier vernietigd is. Deze balen worden vervolgens door de tissue industrie verder gerecycled en verwerkt tot bijvoorbeeld toiletpapier of keukenrol.
Wilt u vertrouwelijk papier laten vernietigen?
Wilt u een beveiligde papiercontainer plaatsen? Of bent u uw archief aan het opruimen? Wij helpen u graag met uw papiervernietiging. Lees meer »
6) “Krijg ik een ontvangstbewijs van afgifte?”
Wanneer u uw vertrouwelijke documenten afgeeft aan het bedrijf, vraag dan om een officieel ontvangstbewijs. Hiermee kunt u aantonen dat de afgesproken hoeveelheid papier overhandigd is aan het bedrijf en dat zij hier nu zorg voor dragen.
Mochten er vervolgens onduidelijkheden bestaan kunt u altijd aan de hand van dit bewijs aantonen dat het papier daadwerkelijk is afgegeven. Zorg dat er op het bewijs beschreven staat om hoeveel kilogram of om hoeveel dozen papier het gaat. 
7) “Ontvang ik een bewijs van vernietiging als garantie?”
Bedrijven zijn verplicht om documenten met persoonsgegevens deugdelijk te vernietigen. Dat kan bijvoorbeeld met een papierversnipperaar. Maar u kunt uw papier zoals gezegd ook laten vernietigen door een gecertificeerd en gespecialiseerd papiervernietigingsbedrijf.
Het is dan wel belangrijk dat u kunt aantonen dat u deze papieren heeft laten vernietigen. Controleer bij uw dienstverlener of u een vernietigingsverklaring overhandigd krijgt na papiervernietiging.
Dit bewijs bestaat uit een verklaring van het bedrijf dat uw aangeboden materiaal volgens de richtlijnen zijn vernietigd. Deze fysieke papieren verklaring ontvangt u over het algemeen bij uw factuur.
8) “Rekent u verschillende tarieven voor vuil of schoon archief?”
In datavernietigingsland wordt het jargon “vuil archief” en “schoon archief” gebruikt. Wat houdt dit precies in?
Onder vuil archief verstaan archiefbedrijven vertrouwelijk papier dat bijvoorbeeld nog in orders zit. Of documenten die in plastic mapjes of hangmappen bevestigd zijn.
Schoon archiefpapier is vertrouwelijk papier dat alleen uit vellen papier bestaat. De documenten zijn dus vrij van archiefdozen, ordners en mapjes.
Nietjes en paperclips mag u gerust in het papier laten zitten, dat is geen enkel probleem.
Waarom is er verschil tussen vuil en schoon materiaal?
Voor vuil archief wordt een hoger tarief berekend dan voor schoon papier. Dat komt omdat er meer werk zit aan het schonen en verwerken van het vuile archief. De medewerkers van het bedrijf moeten namelijk de vervuiling eerst verwijderen voordat het materiaal wordt vernietigd.
Kartonnen dozen, ordners en plastic mappen worden dus uit het vertrouwelijk papier gefilterd. Het papiervernietigingsbedrijf wil namelijk alleen zuiver papier versnipperen, omdat anders het vernietigde materiaal vervuild raakt met bijvoorbeeld plastic of metaal.
Een schone stroom papier is belangrijk voor de verdere recycling van de papiersnippers. Heeft u schoon archiefpapier dat u wilt laten vernietigen? Stem dit dan af met het vernietigingsbedrijf, zodat zij het juiste tarief voor u berekenen.
9) “Is het personeel dat mijn papier vernietigd gescreend?”
U wilt niet dat uw vertrouwelijke papieren op straat komen te liggen. Want wat als er bedrijfsgevoelige informatie in de verkeerde handen terecht komt? Maar als u een papiervernietigingsbedrijf inschakelt, dan komen er toch mensenhanden aan te pas bij de vernietiging van uw papieren.
Hoe bent u er dan van verzekerd dat het personeel van het vernietigingsbedrijf betrouwbaar is?
Een gecertificeerde datavernietiger werkt altijd met betrouwbare, gescreende en opgeleide werknemers. Deze werknemers zullen de enigen zijn die in aanraking komen met uw papieren.
Zij gaan dagelijks om met vele tonnen vertrouwelijk papier, het is hun werk om dit papier snel, discreet en professioneel te vernietigen. Hier kunt u op vertrouwen.
10) “Mag ik mijn container laten legen op afroep?”
Hoe vaak laat u papier vernietigen? Sommige bedrijven doen dit bijvoorbeeld één keer per jaar bij de jaarlijkse archiefopruiming.
Vaak wordt dan eind december of begin januari het archief opgeruimd en opgeschoond waarna de oude administratie wordt vernietigd door een vernietigingsbedrijf. Dit noemen we een eenmalige archiefvernietiging.
Maar wat nu als u vaker papier wilt laten vernietigen, dus op regelmatige basis? Dan is het interessant om permanent de beschikking te hebben over een beveiligde papiercontainer.
Advocatenkantoren, administratiekantoren of huisartsen hebben bijvoorbeeld te maken met veel dagelijkse vertrouwelijke documenten van cliënten. En veel van dit papier wordt ook dagelijks weggegooid, dit heeft ook te maken met bewaartermijnen.
Deze bedrijven huren daarom een beveiligde papiercontainer. Dit soort containers beschikken over een deksel met slot waar u uw oude documenten in kunt werpen door een brievenbus of sleuf. Het papiervernietigingsbedrijf leegt vervolgens de papiercontainer en vernietigt de inhoud.
Het huren van zo’n container valt onder een abonnement. Let hierbij op wat de minimale ledigingsfrequentie is. Moet u bijvoorbeeld minimaal één keer per maand de container laten legen?
Of kunt u ook uw container op afroep laten legen. Zeker voor bedrijven die onregelmatige hoeveelheden vertrouwelijk papier willen laten vernietigen, is het onhandig als de container op vaste momenten wordt geleegd door het ophaalbedrijf. 
U betaalt namelijk per lediging. En als de container niet vol is, is dat zonde van de transportkosten.
De uitkomst is een papiervernietigingsbedrijf die uw papiercontainer op afroep komt legen. Dat wil zeggen dat u bepaalt wanneer en hoe vaak het bedrijf langskomt om de inhoud van uw container te vernietigen. Dit noemen we ‘container legen op afroep’.
Geef wel tijdig door wanneer u uw papiercontainer wil laten ledigen. Zo voorkomt u dat u een aantal dagen met een volle papierbak zit.
Veilig en vertrouwd uw papier laten vernietigen
Zoals bij het eerste punt al aangegeven: kies altijd voor een gecertificeerd bedrijf.
Elk bedrijf kan zeggen dat ze betrouwbaar zijn. Maar het is veel geloofwaardiger als het bedrijf dit kan aantonen met een onafhankelijk certificaat, zoals een CA+ of NAID certificaat.
Voor vragen kunt u altijd met ons contact opnemen voor advies over dagelijkse papiervernietiging en eenmalige archiefvernietiging.
“Ik heb alleen maar pluspunten: Snel, adequaat en professioneel.” – Mevr. van der Linden
Uw archief 100% vertrouwd vernietigd door Brantjes
- CA+ gecertificeerd vernietigen bij de datavernietigingsspecialist.
- U voldoet aan de AVG betreffende papiervernietiging.
- Inclusief vernietigingscertificaat als bewijs van vernietiging.
Offerte aanvragen
Vrijblijvende prijsinformatie en specialistisch advies
Door Brantjes Data-Vernietiging/ 21 april 2022
Duidelijk en nuttig artikel