5 tips om vertrouwelijke documenten te beschermen
Veilig en vertrouwd omgaan met confidentiële informatie
Vandaag de dag staan de meest vertrouwelijke documenten opgeslagen op computers. Maar deze documenten worden in het bedrijfsleven ook regelmatig uitgeprint. Bijvoorbeeld om te gebruiken tijdens een vergadering. Hieronder staan vijf tips om vertrouwelijke documenten te beschermen.
Tip 1: Vernietig documenten
Als u een vertrouwelijk document meerdere malen uitprint voor bijvoorbeeld een vergadering, let er dan goed op wat er na de vergadering met deze documenten gebeurd. Nemen de mensen de documenten mee? Laten ze de documenten liggen? Gooien ze de vertrouwelijke documenten weg?
Hoe kunt u uw vertrouwelijke documenten beschermen?
- Geef voorafgaande van de vergadering aan dat u vertrouwelijke documenten uitdeelt en dat deze na de vergadering weer ingeleverd dienen te worden. Mochten er collega’s zijn die het document willen hebben, geef dan aan dat u na de vergadering het document per e-mail zal sturen.
- Tel voorafgaande van de vergadering het aantal printjes. Verzamel na de vergadering alle documenten en tel het aantal printjes. Gooi de documenten niet zelf in de papierbak maar versnipper het papier eerst. Dit kunt u doen door middel van een papierversnipperaar, of u kunt het uitbesteden door een gecertificeerde datavernietiger.
Uw archief 100% vertrouwd vernietigd door Brantjes
- CA+ gecertificeerd vernietigen bij de datavernietigingsspecialist.
- U voldoet aan de AVG betreffende papiervernietiging.
- Inclusief vernietigingscertificaat als bewijs van vernietiging.
Bekijk papiervernietiging
Vrijblijvende prijsinformatie en specialistisch advies
“Ik heb alleen maar pluspunten: Snel, adequaat en professioneel.”
– Mevr. van der Linden
Tip 2: Label documenten
Wanneer u een vertrouwelijk document opstelt en dit gaat delen met uw collega’s, wees er dan van bewust dat niet iedereen op de hoogte is van de vertrouwelijke aard van het document.
Hoe kunt u kenbaar maken dat vertrouwelijke documenten vertrouwelijk zijn?
- Plaats op elke pagina in de koptekst en voettekst een vermelding dat het document vertrouwelijk is.
- Plaats een watermerk op elke pagina van het document met de tekst “vertrouwelijk”.
Tip 3: Wachtwoordbeveiliging
Ook voor digitale vertrouwelijke documenten geldt dat u ze zelf goed moet beschermen. Documenten die u opslaat op het netwerk van uw bedrijf zijn vaak door iedereen binnen het bedrijf te bekijken.
Hoe kunt u ervoor zorgen dat niet iedereen uw vertrouwelijke documenten kan inzien?
- Stel een paswoord in op uw document. Hierdoor kan alleen u het document bekijken en bewerken. Mensen zonder paswoord zullen niets aan dit document hebben.
- Plaats het document op uw eigen harde schijf. De schijf van uw eigen computer (vaak de c-schijf) is niet door iedereen te bereiken.
- Sla uw vertrouwelijke documenten op op een extern opslagmedium, bijvoorbeeld een externe harde schijf of een usb-stick.
Tip 4: Sluit uw kantoor en/of bureau goed af
In uw kantoor of uw bureau bevinden zich tal van vertrouwelijke documenten. Wanneer u er niet bent kunnen andere collega’s bij uw vertrouwelijke documenten komen. Natuurlijk hoeft dit geen kwade bedoelingen te hebben. Maar niet iedereen is op de hoogte van de vertrouwelijkheid van uw documenten.
Hoe kunt u ervoor zorgen dat niemand bij uw vertrouwelijke documenten kan komen?
- Sluit uw kantoor af wanneer u weggaat. Doe dit niet alleen aan het einde van uw werkweek. Maar doe dit bijvoorbeeld ook als u buiten de deur een afspraak heeft of uit lunchen gaat. Daarnaast is het aan te raden om uw kantoor af te sluiten na werktijd.
- Bureaus en andere kasten bevatten vaak een slotje. Gebruik dit slotje en neem de sleutel mee. Laat uw sleutel bijvoorbeeld niet slingeren bij uw beeldscherm.
Natuurlijk heeft niet iedereen zijn of haar eigen kantoor of een eigen kast. Als u een gedeelde werkplek heeft is het niet gek om uw collega’s erop te wijzen dat het beschermen van vertrouwelijke gegevens belangrijk is. U kunt afspraken maken over het afsluiten van het kantoor en kasten. Probeer uw collega’s in te laten zien dat dit een belangrijk punt is.
Tip 5: Ruim regelmatig op
Sommige mensen zijn zeer structureel en opgeruimd, maar dat kan lang niet iedereen zeggen. Na verloop van tijd groeit er vanzelf een stapeltje met papier op uw bureau. En dit stapeltje zult u een keer op moeten ruimen.
Hoe kunt u uw oude kantoorpapier het beste opruimen?
- Elke document binnen uw bedrijf is eigenlijk vertrouwd. Maar wanneer u toch snel wat wilt weggooien is het aan te raden om documenten, vooraf dat ze op “de stapel” komen, te labelen. Als u na het lezen van het document het document beoordeeld op vertrouwelijkheid, heeft u daar later profijt van. Zo hoeft u niet uw stapel papier door te spitten en elk document te beoordelen op vertrouwelijkheid. U kunt op deze manier een stapeltje maken dat de papierbak in mag en een stapeltje dat u gaat versnipperen of laat vernietigen door een gecertificeerd vernietigingsbedrijf.
Uw archief 100% vertrouwd vernietigd door Brantjes
- CA+ gecertificeerd vernietigen bij de datavernietigingsspecialist.
- U voldoet aan de AVG betreffende papiervernietiging.
- Inclusief vernietigingscertificaat als bewijs van vernietiging.
Offerte aanvragen
Vrijblijvende prijsinformatie en specialistisch advies
Met een paar simpele tips kunt u gemakkelijk zelf uw vertrouwelijke documenten beschermen.
Documenten vernietigen
Wilt u digitale of papieren documenten vertrouwelijk laten vernietigen?
Plaats een beveiligde container op kantoor
Zorg dat u en uw collega’s een veilige plek hebben om vertrouwelijk oud papier in weg te gooien. Lees meer
Door Brantjes Data-Vernietiging/ 2 februari 2023